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1.5次会の準備スケジュール

1.5次会のパーティーを迎えるために、何をいつごろ準備を進めていけばの良いでしょうか?
パーティーのスタイルや招待する規模によっても多少異なってきますが、おおよそ3ヶ月くらい前を目安に本格的に準備をスタートすると安心です。

会場決定~3ヶ月前まで

<衣装のご検討>
衣装をレンタルする場合は、ドレスショップへフィッティングへ出かけましょう。意外とドレス選びは迷ったり悩んだりと時間を要するもの。比較的時間のあるこのタイミングにスタートしておくことをおすすめします。
<招待客のリストアップ>
実際に招待をする方のお名前・ご住所をピックアップして、リストの作成をしておきます。
また正式な招待状の案内は先になりますが、パーティーの日程が決定したこと、是非参加してもらいたいことをこの時期にメールやSNSなどで伝えておくと、招待客の方の都合も調整しやすくなり、予定通りのお人数でパーティーを開催しやすくなります。

パーティー開催 3ヶ月前

<衣装のご決定>
フィッティングした衣装をこの時期を目安に決定しておきます。衣装を決定することにより、当日の自分自身のイメージがついてくるため、この後の検討内容でもある、衣装の小物・ヘアスタイルやメイク・会場装花やブーケのデザインなどのイメージ創りもスムーズに進みます。この時期に衣装を決定しておくことが、準備にバタバタしないひとつのコツなのです。
<会費の決定>
会場決定時に作成してもらった見積もりをベースに、実際の会費設定額を決定していきます。会費は招待状に明記をするものです。そのため、この時期に会費は決定をしておきましょう。
会場決定時から時間が経過し、当初の要望と変動がある場合は、会場の方と相談をして、再度お見積を作成してもらうと良いでしょう。
<招待状の作成>
1.5次会においても、ご披露宴と同じように招待客へ書面での招待状を発送します。ただ、招待客が友人のみ、立食のカジュアルスタイルという場合には、必ずしも発送しなくても、webなどでのご案内でもOKです。
ただ、書面での招待状を発送することにより、会費制のパーティーでもしっかりとした内容であるという事を認識してもらえたり、出欠の回答を返信はがきで行う事によって、確実な出欠確認が出来、急な欠席を避けられるという利点も多くあります。
フォーマル感を大切にしたいと思っている方には、書面での招待状発送をおすすめします。
※招待状にはいくつかのルールがあります。
・招待状の発送時期は、パーティー開催の2ヶ月前/返信期日はパーティー開催の1ヶ月前のお日柄の良い日を設定する。
・文面には句読点を入れない。
・文面には招待状を発送する月の時候の挨拶を入れる。
・招待状の差出人(両親名義・本人名義)によって、文面は変わる。
・郵送する際には、通常の切手ではなく、慶事用の切手を用いる。

会場に作成を依頼する場合は、アドバイザーさんが細かく案内をしてくださると思いますが、ご自身で作成をされる場合でも、必ず会場のアドバイザーさんに確認をしてもらう方が良いでしょう。招待客が受け取る大切な案内となるのが招待状です。失礼のないよう、正しい情報でお送りできるようにしましょう。

パーティー開催 2ヶ月前

<招待状の発送>
・準備を進めた招待状をいよいよ発送します
基本的には手渡しをすることをおすすめするのですが、遠方にお住いの方など手渡しが難しいケースもあると思います。その際は投函をしますが、消印が押されますので、お日柄の良い日を選定して投函をしましょう。
返信期日にしている1ヶ月前まで、続々と返信がされますので、出欠確認としてリスト管理しておくことをおすすめします。
<お料理のご試食・ご検討>
実際にパーティー当日にご用意をするお料理の検討を始めます。コーススタイルで検討している方は、当日のお料理内容で試食が出来る場合もありますので、是非自分自身で体験をしておくことをおすすめします。大切なおもてなしの部分となるので、要望など詳しく会場の方と相談してみると良いでしょう。
招待客の中で、食品に対してのアレルギー等をお持ちの方がいる場合は、どのように対応をしてくださるのかも聞いてみましょう。最近ではお子様連れで参加される方も多いので、お子様用のメニュー内容を確認しておくと安心です。
またビュッフェスタイルで検討している方は、詳しいメニュー内容や、どの程度のボリューム感で提供されるのか、お料理がなくなった時の差し替えのタイミングなども確認しておくと良いでしょう。
<パーティー当日の進行のご検討>
当日どのようにパーティーを進めるのか。新郎新婦にとっても気になるところ。当日の進行の進め方もパーティースタイルや招待するゲストの顔ぶれによっても異なってきます。
ゲストと一緒に楽しむ時間をゆっくり取りたい。
お料理をゆっくり楽しめるような時間を多くしたい。
ゲームなどを取り入れて、盛り上がる時間にしたい。
等、要望もそれぞれだと思います。この要望を基に、当日の進行を決めていく打ち合わせをこの時期に行なっておくと、進行に必要な準備(映像、BGM、ゲームに使用するグッズや景品、会場の装飾など)も慌てず用意することが可能です。
<会場装花・ブーケのご検討>
会場にどのようなお花でデコレーションをしていくかを検討する打ち合わせになります。お写真でチョイスが出来たり専属のフラワーデザイナーの方と打合せが出来たり、会場によってやり方は様々になってきます。
お花が好き、こだわりたいという方は、イメージや要望を担当の方にお伝えしながら、色々と提案をしてもらうと良いでしょう。ただし、こだわりが多いほど、ご予算面も膨らんできますので、会場にお願いをするところ、自分達で用意できそうなものと、選別をしながらご用意をしてみると、節約術にもなります。また、会場によっては、持込の制限などもありますから、どの程度まで可能か、持込料金の発生の有無などを事前に確認をしておきましょう。

パーティー開催 1ヶ月前

<ヘアメイクリハーサル>
ヘアメイクに関しては、ご新婦様がこだわりを強くお持ちだったり、心配な点が出てくるところです。ヘアメイクリハーサルでは、パーティーを迎えるまでに、実際の担当の方と要望のヒヤリング、実際にヘアメイクを色々と試してみながら、当日のカルテを作成してくださるものです。そのため、当日がどのようになるのかイメージが湧きやすく、担当の方とコミュニケーションも図れているので、安心して当日を迎えることが出来ます。パーティー当日に何度もやり直しが出来るほど、ゆったり準備の時間が取れないケースも多いので、リハーサルをしておくことはおすすめです。
タイミングは、あまり早く行っても、当日までに髪の毛が伸びたり、カラーの色が変わったりすることもあるため、目安としては1ヶ月前から2週間前までに行うのがベストです。カラーをしている方は、パーティー直前に行うと色が落ち着かないことも多いので、リハーサルをしてアドバイスをいただいてから行うと良いでしょう。
またお肌にトラブルをお持ちの方などは、事前に相談をしておくと、肌が荒れてしまうなどの直前のトラブルを回避できます。
<当日の進行のご決定>
2ヶ月前に打ち合わせした当日の進行内容をおおよそ決定していく時期となります。直前まで決まっていない事が多いと、当日もバタバタとしたり、事前の準備がままならないというケースも出てきますので、なるべく1ヶ月前には確定しておくと安心です。 合わせて、進行に合わせてご用意をする映像や、BGMなども当日再生ができるような状態に準備を進めましょう。海外挙式後に1.5次会を行う場合、1.5次会のパーティー前までに挙式の映像やお写真が入手できるかも重要なポイント。こちらも事前に確認をすすめておくと良いでしょう。

最終確認

1ヶ月前を過ぎてくると、お人数や手配をしているギフトの数量など、最終の確定をする時期となってきます。
招待客からの返事もそろってくるので、参加人数に相違がないか、漏れはないか等、細かな確認が必要になってきます。
また当日お持込をするものは、ご自身で準備をし、会場に搬入をすることになりますので、会場の担当の方と搬入のスケジュールを確認し、間に合うように準備を進めていきましょう。装飾物などで細かな指定をしたいときは、担当の方にも分かりやすいようリスト作ったり、細かく依頼をしておくと良いでしょう。パーティー当日は、ご自身でご準備するのはスケジュール上難しいケースが多いため、会場の方に依頼をすることになるので、イメージをしっかり伝えておくことも大切です。

以上がおおまかではありますが、スケジュールや準備の目安となります。
パーティーのやり方や会場によっても、スケジュールや準備内容は若干異なりますので、詳しくは直接ご相談をしてみてくださいね。
そして、自分達らしいパーティーとなるよう、準備の段階から楽しみながら進めていきましょう。